Success Story: Prozessoptimierung bei Deutschlands DigitalMACHer

Digitalisierung: Mehr Transparenz und Leistung durch Atlassian-Tools

Success Story MACH AG

Immer mehr Unternehmen setzen auf digitalisierte Prozesse, um effiziente und fehlerfreie Abläufe zu gewährleisten. Automatisierung hilft, dass digitale Prozesse schneller, sicherer und einfacher laufen. Zu den führenden Software- und Beratungsunternehmen für den Public Sector zählt in Deutschland die MACH AG und macht analogen Workflows den Prozess. Wie der deutsche „Hidden Champion“ für Digitalisierungsvorhaben seine eigenen Prozesse optimal organisiert, zeigt der Einsatz individuell angepasster Softwarelösungen – für eine agile und zukunftssichere Arbeitsweise.

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen nimmt immer weiter an Fahrt auf. Taktgebend für die öffentliche Verwaltung ist auf diesem Feld die MACH AG. Lösungen für digitale Kernprozesse im Finanz- und Personalmanagement in einem ganzheitlichen ERP-System, elektronische Aktenführung und intelligentes Berichtswesen sowie die passende Beratung – beste Referenzen aus Bund, Ländern und Kommunen, Kirchen, Wohlfahrtsverbänden und Nicht-Regierungsorganisationen sprechen für die Kompetenzen der MACH AG im Digitalisierungsbereich. Mehr als 35 Jahre Erfahrung und Know-how sowie rund 400 engagierte und erfahrene Mitarbeiter bilden das Fundament des Unternehmens. So bedienen die Digitalisierer mit dem Fokus auf die öffentliche Verwaltung mittlerweile 1.000 Kunden – und damit mehr als 100.000 Software-Nutzer. Das große Ziel dabei: eine effiziente öffentliche Verwaltung für alle – Führungskräfte, Mitarbeiter sowie Bürger. Durch innovative Software- Entwicklung, -Einführung und Beratung – die drei Kerngeschäftsfelder von MACH – werden Prozesse bis ins Detail digitalisiert und damit optimiert. Die Erfolgsgeschichte des Unternehmens spricht also für sich – da stellt sich die Frage: Wie organisiert Deutschlands führendes Digitalisierungsunternehmen im Public Sector seine eigenen Prozesse? Und welche Software-Lösung hat die MACH AG im Einsatz?

Confluence, Jira und Co: Optimierte Prozesse bei MACH

Bei MACH dreht sich alles um agile Software-Entwicklung und ihre Nutzung. Voraussetzung für erfolgreiche Projekte: Fachexperten und Entwickler arbeiten eng zusammen, die Teammitglieder sind täglich im Austausch und Aufgaben werden rechtzeitig und konsequent bearbeitet. Hinzu kommt die transparente Kommunikation in den Teams sowie mit Kunden. Bei sechs Standorten der MACH AG nicht gerade einfach, alle wichtigen Unternehmensprozesse zu vereinen. Zudem arbeitet ein Großteil der Mitarbeiter – insbesondere in Zeiten der Corona-Krise – im Home Office oder remote von unterwegs. Ein weiterer wesentlicher Faktor, der eine gute digitale Organisation sämtlicher Prozesse voraussetzt. Die DigitalMACHer haben dafür eine zukunftsfähige Lösung gefunden: die Atlassian Tools. Daniel Huy, Projektleiter bei der MACH AG, bringt es auf den Punkt: „Um Aufgaben, Wissen und Zusammenarbeit sichtbar zu machen, nutzen wir die Atlassian Tools. Insbesondere durch Atlassian Confluence in mittlerweile allen Bereichen haben wir es geschafft, sämtliche Informationen auf einer Plattform zu bündeln. Unabhängig vom Standort kann jeder gleichzeitig Inhalte in Confluence einsehen, bearbeiten und kommentieren.“ Darüber hinaus hat MACH ein weiteres Atlassian Tool im Einsatz: Jira – eine Webanwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement. „Jira hat die Transparenz in Projekten deutlich erhöht. Aufgaben werden nachgehalten und sind verbindlicher geworden, es gibt weniger interne Nachfragen durch klare Bearbeitungsstatus und man kann sich überall jederzeit informieren“, fasst Stefan Mensching, Vorstand der MACH AG, begeistert zusammen.

Gute Zusammenarbeit mit ausgewähltem Atlassian Solution Partner

Um mit den Atlassian Tools wie Jira und Confluence Unternehmensprozesse optimal abbilden zu können, muss eine entsprechende Migration durchgeführt werden. Das ist in der Regel bei der Einführung der Atlassian Tools notwendig. Darüber hinaus kann eine Migration bei Umstrukturierungen, Upgrades, Server-Abschaltungen oder weiteren „technischen Notwendigkeiten“ erforderlich sein. Für den Support und die damit verbundene optimale Nutzung der Atlassian-Software, hat Atlassian ein Partnerprogramm eingeführt. Die sogenannten Solution Partner von Atlassian sind ausgewiesene Atlassian-Produktexperten und unterstützen Unternehmen wie MACH unter anderem bei der Produktkonfiguration, Anpassung von Lösungen und der Implementierung der Atlassian Tools. Ausgewählter Atlassian Solution Partner bei der MACH AG ist die Jodocus GmbH. Sie führt unter anderem Migrationen, individuelle Konfigurationen, Schulungen etc. bei MACH durch. Und das seit Jodocus erster Stunde: „Mit der Gründung von Jodocus als Atlassian Solution Partner kam gleich am ersten Tag die Anfrage der MACH AG, Nacharbeiten einer bereits durchgeführten Migration zu übernehmen“, erinnert sich Christopher Mohr freudig, Co-Founder und Head of Consulting bei Jodocus. „Das gab uns als Start-up vor drei Jahren neben direkten finanziellen Mitteln natürlich größte Motivation und Rückhalt.“ Man kannte sich bereits durch die gute Zusammenarbeit aus vorherigen Projekten. Und daran wollte man gleich anknüpfen. So war es schnell klar, dass man mit der Jodocus GmbH seit ihrer Gründung langfristig zusammenarbeiten wollte. „Wir haben ein tolles Arbeitsverhältnis mit Jodocus. Von Anfang an war das Vertrauen da, um gemeinsam durchzustarten. Persönliche Werte waren schon immer auf einem Level und wir wussten aus früheren Projekten, dass auch unsere Arbeitsweise gut harmoniert“, beschreibt Daniel Huy die Zusammenarbeit. „Einen organisatorischen sowie wirtschaftlichen Quantensprung in Bezug auf die Atlassian Tools haben wir mit dem neuen Rollen-Rechte-Konzept mithilfe von Jodocus erreicht. Jetzt haben wir genau das, was wir wirklich brauchen. Zum Beispiel exakt so viele Lizenzen wie wir für unsere Mitarbeiter benötigen“, fügt Stefan Mensching hinzu.

Rollen-Rechte-Konzept für präzise Arbeitsstruktur

Durch ein Rollen-Rechte-Konzept für Jira und Confluence kann sehr spezifisch gesteuert werden, welche Benutzer welche Inhalte sehen und/oder bearbeiten können. Um die Rollen – z. B. System- und Bereichsadministrator oder einfacher Nutzer – zu verteilen, müssen die Atlassian-Instanzen zunächst analysiert werden. So werden etwa aktive Nutzerzahlen und projektbezogene Bereiche herausgestellt. In den nächsten Schritten können entsprechende Rollen und Gruppen definiert und Berechtigungen zugewiesen werden. Da MACH mehrere Atlassian Produkte im Einsatz hat und diese miteinander verknüpft sind, hat der Platinum Atlassian Partner für die digitale Abbildung des Rollen-Rechte-Konzepts eine Active Directory genutzt. So können sich Jira, Confluence und Co die definierten Daten aus dem Active Directory ziehen und auf alle Bereiche anwenden. „Neben dem Berechtigungskonzept konnten wir Lizenzen optimieren und insgesamt tiefer in die Atlassian-Strukturen der MACH AG einsteigen. Das hilft uns, zukünftige Projekte noch schneller zu bewerkstelligen und kundenorientiertes Consulting zu leisten“, fügt Christopher Mohr hinzu.

Jodocus als Cloud-Experten: Was die Zukunft bringt

Jodocus ist bereits Platinum Atlassian Solution Partner und nach gerade einmal zwei Jahren seit Gründung in die Top 10 der Atlassian Partner aufgestiegen. Den Grund dafür fasst CEO und Co-Founder von Jodocus Werner Krandick zusammen: „Das schnelle Erreichen unseres Platinum-Status unterstreicht zum einen unsere gewachsene Kompetenz für sämtliche Atlassian-Produkte. Zum anderen zeigt es, dass wir mit dem Fokus auf Cloud vor knapp drei Jahren genau richtig lagen.“ Darüber hinaus arbeiten die Cloud-Experten von Jodocus selbst in der Softwareentwicklung rund um das Thema Cloud eng mit dem internationalen Softwareanbieter Atlassian zusammen. Wichtiger Fakt dabei: Ab 2024 wird nur noch die Cloud-Version von Atlassian unterstützt. Einen harten Cut, den Atlassian zieht. Doch mit der Migration in die Cloud ermöglicht Atlassian seinen Usern einen noch besseren Workflow. Vorausgesetzt die Migration ist gut geplant und wird fehlerfrei durchgeführt.

Erste Gespräche zur Cloud Migration gab es auch schon mit der MACH AG. Mit Jodocus als Cloud-Experten und vertrauensvoller Partner an der Seite definitiv mehr als eine Überlegung wert. Denn die Basis für gute Zusammenarbeit und das Know- how der Unternehmensprozesse ist bereits vorhanden. Und als agiles Unternehmen wird die MACH AG ihrer Maxime als DigitalMACHer treu bleiben – möglicherweise in Zukunft mit optimierten Unternehmensprozessen in der Atlassian Cloud.

MACH AG

Digitalisierung von Papier-Akten, mehr Transparenz im Finanzhaushalt oder moderne Personalprozesse – die MACH AG unterstützt seit 1985 öffentliche Verwaltungen bei Digitalisierungsvorhaben. Das Unternehmen zählt ca. 400 Angestellte an sechs Standorten. Wir leben den Anspruch, digital zu denken und menschlich zu handeln. Mit Expertise und eigener Software stärken wir nachhaltig unsere Kunden – und damit Deutschland. Mehr als 100.000 Nutzer in Bundes- und Landesbehörden, Kommunen, Kirchenverwaltungen, Lehr- und Forschungseinrichtungen sowie Nicht- Regierungsorganisationen vertrauen heute auf unsere Lösungen. Dabei profitieren die Einrichtungen von unserem ganzheitlichen Ansatz. Denn Software, Beratung und Betrieb kommen bei MACH aus einer Hand. So macht Verwaltung Zukunft.

Die Jodocus GmbH mit Hauptsitz in Hörstel ist als Atlassian Platinum Solution Partner auf das Optimieren und Digitalisieren von Geschäftsprozessen mit den Atlassian-Produkten spezialisiert. Von den weiteren Standorten in Hamburg, Düsseldorf und Kiel aus bedient das eingespielte Team aus IT- und Cloudexperten sowie Spezialisten für Prozess- und Projektmanagement eine Vielzahl an Branchen: von deutschen mittelständischen sowie Großunternehmen wie Banken und Versicherungen bis zu internationalen Big Playern. Der Fokus von Jodocus liegt auf Atlassian Cloudlösungen, kombiniert mit einer eigenen App-Entwicklung.