In diesem Beitrag geht es um ein Journal für die täglich anstehenden Arbeiten und wie ich diese organisiere. Der Beitrag ist in zwei Hälften aufgeteilt. In dieser ersten Hälfte erkläre ich den fachlichen Aufbau des Journals. Im zweiten Teil geht es um die Umsetzung mit Hilfe von Funktionalitäten, wie Power-Ups und Butler (Automation).

Beginnen wir am Anfang: Wozu ein Trello Board als Journal?

Ich habe jahrelang ein Notizbuch genutzt, in dem ich meine Arbeit geplant, organisiert und mir Notizen gemacht habe. Am Folgetag bin ich diese Mitschriften durchgegangen und habe mir überlegt, was ich davon fortführen muss und welche Aufgaben sich daraus für den aktuellen Tag bzw. Woche ergeben.

Während des Homeoffices in der Corona Zeit habe ich die Sinnhaftigkeit dieses Notizbuches hinterfragt.

Durch die Heimarbeit bin ich nicht mehr beim Kunden. So kann ich meine Gedanken direkt in Anwendungen wie Confluence, Trello, Stickies oder Notes festhalten. Kurzum: Erst etwas in ein Notizbuch zu schreiben, um es danach in eine Confluence Seite zu überführen, erschloss sich mir nicht mehr.

Daher habe ich eine neue Möglichkeit für die einfache, routinierte Planung und Organisation meines Tages gesucht.

Meine Anforderungen waren dieselben, die ich auch an mein Notizbuch stelle. Ich halte mich an die Vorgaben aus dem Bullet Journal. Dabei sind mir folgende Elemente wichtig:

  • Eine Ansicht über den aktuellen Monat

  • Eine Sicht auf die aktuelle Woche

  • Übersichtliche Tagesansicht aller Aufgaben

  • Möglichkeit für Anmerkungen und Kommentaren zu Aufgaben

Beim Umstieg auf eine Anwendung auf dem Computer wünsche ich mir zusätzliche ein gute Suchfunktion und die Möglichkeit, Inhalte zu annotieren bzw. zu taggen. Die oben genannten Elemente sollen ohne großen Mehraufwand an Strukturierung übersichtlich und klar abgebildet sein.

Trello als mein persönlicher Favorit

Ich habe mich für Trello entschieden und im Folgenden zeige ich, wie ich es umgesetzt habe. Trello wird oft als ein ‘einfaches’ Werkzeug betrachtet, in dem nur Boards erstellt, Listen angelegt und Karten mit einer Überschrift erzeugt werden. Trello kann aber sehr viel mehr.

Es bietet im Standardmodus eine Vielzahl von Funktionalitäten wie:

  • Labels

  • Verantwortlichkeiten angeben

  • Fälligkeits- oder Bearbeitungsdaten aktivieren

  • Geolocation

  • Einbinden von Bildern und Videos

Außerdem kann man Karten bequem über “Drag and Drop” von Inhalten erstellen. Ebenfalls möglich ist die Verwendung von E-Mails zum Erstellen und Aktualisieren aller Elemente.

Darüber hinaus bietet Trello die Automatisierung von Arbeitsschritten. Das macht das tägliche Arbeiten einfacher und wesentlich angenehmer.

Aufbau des Journals oder Trello Boards

Hier eine Gesamtansicht auf mein elektronisches Journal mit den verschiedenen Elementen.

Trello als Journal - Board

Das Board repräsentiert einen gesamten Monat. Die erste Liste (dargestellt als Spalte im Board) enthält Hilfsmittel wie eine Karte mit Kürzeln für die Zeitbuchung, Karten mit Ideen oder eine Liste mit schnellen Rezepten für die Mittagspause :wink: . Jede Liste zeichnet eine Kalenderwoche und jeder Tag wird durch eine einzelne Karte dargestellt.

Jeden Tag wird in meinem Board automatisch eine neue Karte erzeugt und in der jeweiligen Kalenderwoche (Liste/Spalte) abgelegt. Mit Beginn einer neuen Woche wird automatisch eine neue Liste mit dem Namen der neuen Kalenderwoche angelegt.

Die Darstellung des Tages in einer Trello Karte

In meinen Überlegungen wollte ich über genügend Möglichkeiten verfügen, einen Tag zu planen, wichtige Elemente zu markieren oder in Kontext zu Projekten und Ideen zu setzen.

Die Trello Karte erfüllt diese Anforderungen. So dient die Überschrift einer Trello Karte als Kalendertag.

Trello als Journal - Karte

Durch die Angabe der Spalte weiß ich immer, in welcher Kalenderwoche der Tag liegt (in diesem Beispiel CalendarWeek 13).

Diese Trello Karten ersetzen die täglich neuen Seiten aus meinem Notizbuch und jede dieser Karten hat eine Gültigkeit. Sind Karten in meinem Trello Board nicht abgearbeitet, werden diese Karten als überfällig markiert. Für die Planung an stressigen Tagen ist das hilfreich, um Aufgaben nicht zu vergessen.

Trello als Journal - überfällige Aufgabe

Neben dem überfälligen Datum ist die Anzahl der offenen Aufgaben ablesbar. In der Trello Karte ist die Beschreibung selbst leer oder wird mit entsprechenden Notizen zum Thema gefüllt.

To-do-Liste in Trello

Ein wichtiges Element ist die To-do-Liste. Auf der Liste werden alle anstehenden Termine vermerkt. Ich kann ein zusätzliches Start- bzw. Fälligkeitsdatum angeben oder beteiligte Kollegen einbinden (assign a card). In den Activities (Kommentare) auf der Trello Karte referenziere ich meine Notizen auf die jeweiligen To-dos.

In den Karten kann ich zusätzlich Confluence- und Jira-Verknüpfungen durch die Verwendung von Power-Ups herstellen.

Trello als Journal - To-Do Liste

Wochenabschluss in Trello

Jeden Freitag versehe ich die Karten oftmals mit einem Bild von einem Feuerwerk oder ähnlichem, um einen erfolgreichen Abschluss der Woche zu zelebrieren.

Trello als Journal - Wochenabschluss

Eine weitere Besonderheit ist die Karte Highlights. Sie fordert mich auf, die Woche zu reflektieren und Bemerkenswertes oder Besonderheiten in der Karte festzuhalten. So finde ich einen guten Abschluss für die Woche und gehe mit einem guten Gefühl ins Wochenende.

Zu guter Letzt erhalte ich eine Dokumentation über Geschehenes und habe im Nachhinein immer einen guten Überblick über die Vorkommnisse einer Kalenderwoche.

Zusammenfassung

In diesem Beitrag habe ich beschrieben, wie ich mein analoges Notizbuch mit Hilfe von Trello in ein Journal überführt habe. Durch die Digitalisierung ergeben sich mehr Möglichkeiten der Erinnerungen und Suche in dem “digitalen” Notizbuch. Außerdem kann ich Inhalte jetzt besser mit Kollegen teilen.

Was fehlt jetzt noch? Ich habe dieses Board mit einigen Power-Ups erweitert und viele Automatisierungen in den Kalender eingebaut, um die Arbeit zu vereinfachen und zu sehen, was mit Butler möglich ist. Im Folgebeitrag werde ich erklären, was Butler ist und zeigen, wie Kalenderwochen und Tage automatisiert angelegt und konfiguriert werden können.

Du möchtest mehr über Trello als Tool zum Organisieren deiner täglichen Aufgaben erfahren? Gerne stehen wir dir bei sämtlichen Fragen hierzu zur Verfügung. Kontaktiere uns einfach – wir freuen uns auf deine Anfrage.