Nachdem es im ersten Teil meiner Beschreibung über die Nutzung von Trello als mein Journal bzw. Notizbuch ging, folgt jetzt im zweiten Teil das technische Setup. Wie habe ich es geschafft, eine Monatsübersicht abzubilden, in der die einzelnen Kalenderwoche und Tage klar erkennbar abgebildet sind? Und wodurch verfüge ich über eine Notizfläche, um Mitschriften verfassen zu können oder To-do-Listen zu planen?

Aus analog wird digital: Umstieg zu Trello verbessert mein Notizbuch

Mit dem Umstieg von einem analogen auf ein digitales Journal in Trello wünschte ich mir gute Suchmöglichkeiten und verschiedene Möglichkeiten zur Verknüpfung mit anderen Systemen oder Beiträgen.

So habe ich mit einer Darstellung der Kalenderwochen in meinem Trello Board begonnen. Eine Kalenderwoche wird in einer Spalte repräsentiert, wobei der Titel der Spalte ist die Kalenderwoche (CW 1 – 52) ist. Jeder Tag wird in einer Trello Karte mit entsprechendem Datum dargestellt und der Kalenderspalte zugeordnet. In jeder Karte sind dann alle zu bearbeitenden Aufgaben schriftlich festgehalten. Am Ende des Monats archiviere ich die bestehenden Kalenderwochen (Spalten) und starte mit der aktuellen Kalenderwoche in den neuen Monat.

Jodocus Atlassian Trello Journal Board und Karte

Technisches Setup meines Trello Boards als Journal

Beim initialen Aufbau des Trello Boards habe ich ein Template benutzt: 2020 Online Bullet Journal – BuJo erstellt von Nayara Soares. Es hat meine Idee eines Journals abgebildet, war mir jedoch zu unübersichtlich durch zu viele Karten auf einen Blick.

Mein Ziel war es, nur den aktuellen Stand zu sehen. Deshalb erstelle ich in meinem Board für jede Woche eine neue Spalte mit der aktuellen Kalenderwoche – und jeden Tag eine Karte mit dem Datum des aktuellen Tages.

Zusätzlich führe ich in jeder Karte eine To-do-Liste mit den Aufgaben für diesen Tag. Mit diesem Setup bin ich gestartet. Es ist eine kleinere Fleißaufgabe, immer die korrekten Informationen im richtigen Format anzugeben. So habe ich schnell nach einer Möglichkeit gesucht, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Es gibt verschiedene Wege, die zur Lösung führen: Man kann Power-Ups nutzen, die Karten und Boards um Funktionalitäten erweitern (Voting, Giphy) oder mit anderen Anwendungen verknüpfen, wie Jira, Confluence oder Google Docs. Mit einem Power-Up, wie Calendar Power-Up oder Card Repeater können verschiedene Darstellungen und Aufgaben visualisiert oder ähnliche Elemente für einen neuen Tag kopiert werden.

Mir fehlt dabei aber immer noch die Freiheit, die Karten und Formate frei nach meinen Anforderungen zu gestalten. Zum Automatisieren und Steuern von bestimmtem Verhalten wird Trello Butler verwendet, das in Trello bereits enthalten ist und für meine Zwecke perfekt geeignet ist. Im weiteren Verlauf werde ich erklären, wie ich diese Automation eingesetzt habe, um mein Journal weiter auf meine Bedürfnisse anzupassen.

Butler – Automatisierung von Arbeitsschritten

Für den weiteren Verlauf ein grober Überblick über die verschiedenen Automatisierungen, die Butler anbietet:

  • Rules: Regeln, nach denen definierte Aktionen ausgeführt werden.

  • Card/Board Button: Erstellen von Buttons, die mit einer Aktion belegt werden können.

  • Calendar/Due Date: Erstellen von Aktionen, basierend auf einem Fälligkeitsdatum, Wochentag oder einem definierten Datum.

Mit diesen Optionen konnte ich meine oben beschriebenen Anforderungen umsetzen. Als erstes wird das Anlegen von Kalenderwochen und Tagen realisiert.

Atlassian Trello Automation

Erstellen der Kalenderwochen und Tage in Trello

Ich möchte automatisch für jeden Tag eine Karte mit dem aktuellen Datum erstellen und diese in der aktuellen Kalenderwoche hinterlegen. Die folgende Calendar Automation setzt diese Anforderung um:

Atlassian Trello Automation Calendar

In der ersten Zeile wird angezeigt, an welchen Tagen diese Automatisierung ausgeführt werden soll. Für mich ist es jeder Arbeitstag(every weekday) – montags bis freitags.

In der zweiten Zeile folgt der Befehl zum Anlegen einer Trello Karte (create a new card) mit dem Titel des aktuellen Datums (with title "{date}"). Der Parameter {date} ist eine Variable, die aus einer Liste an Variablen von Trello bereitgestellt wird. Das Format lässt sich mit den Variablen bestimmen. In meiner Umsetzung ist es das amerikanische Datumsformat: z. B. April 12, 2022.

Im dritten Schritt wird bestimmt, in welcher Liste die Karte angelegt werden soll. Dabei ist eine Spalte im Trello Board die Voraussetzung für das Zuordnen einer Trello Karte. In der dritten Zeile steht das Keyword list für Liste und der Titel ist über eine Trello Variable angelegt, “CW {weeknumber}".

Interessant ist, dass keine extra Regel benötigt wird, um eine neue Kalenderwoche anzulegen. Die Regel legt bei einer neuen Kalenderwoche direkt eine neue Spalte an. Die Variable {weeknumber} gibt immer die passende Kalenderwoche zum aktuellen Tag an.

In einem letzten Schritt wird in Zeile vier das Fälligkeitsdatum, set due day today, gesetzt. Das Fälligkeitsdatum kann über ein Menü in der Automatisierung gesetzt werden. Hier kann man mit relativen Zeitangaben arbeiten oder mit fixen Werten wie “jeden Montag” oder “jeden 1. Tag in einem Monat”.

Atlassian Trello Automation Kalenderwoche

Erstellen einer To-do-Liste in Trello

Als nächstes habe ich eine Regel definiert, die automatisch immer ausgeführt wird, sobald eine neue Trello Karte mit Datum erstellt wird.

Atlassian Trello Automation To-do-Liste

Mit der Bedingung in der ersten und zweiten Zeile when a card with … wird die Regel ausgelöst. Es wird nach einer Karte gesucht, die mit dem aktuellem Datum ({date}) beginnt. Außerdem wird die Karte automatisch in der Spalte mit der aktuellen Kalenderwoche angelegt. In der dritten Zeile lege ich in der Karte eine neue To-do-Liste mit dem Befehl add an empty checklist an. Die Liste wird mit dem Namen “TODOs” und einer weiteren Variable ({isodate}) angelegt.

Wochenabschluss – was lief gut?

Zum Wochenabschluss möchte ich eine Karte erstellen, in der ich alle wichtigen und positiven Erfahrungen und Erlebnisse der Woche reflektiere und aufschreibe.

Dafür habe ich mir eine Karte in einer extra Spalte als Template bereitgelegt. Trello Templates sind nützlich, wenn eine Karte immer wieder verwendet werden soll und man bestimmte Eigenschaften fest vordefiniert wissen möchte. In Trello kann man jede erstellte Karte zu einem Template wandeln, indem man auf der Karte im unteren Bereich die Action Make template auswählt.

Atlassian Trello Make Template
Atlassian Trello Automation Template

Die Karte kann in einer Spalte sichtbar abgelegt werden, in meinem Journal in der Spalte Extras, Some Help. Es ist ebenso möglich die Karte auszublenden und über Regeln zu aktivieren.

Hier meine Regel für das Anlegen der Karte für den Wochenabschluss:

Atlassian Trello Automation Wochenabschluss

Mit dem Befehl every friday, einer Calendar Regel, wird eine Karte mit folgender Beschreibung im Titel angelegt: “Highlights”. Diese Karte wird am unteren Ende der Spalte mit der aktuellen Kalenderwoche ({weeknumber}) abgelegt und symbolisiert somit den Abschluss der Woche.

Ein Hinweis zur Regel in Zeile zwei: Es ist in Butler nicht möglich, Karten mit Hilfe eines Templates zu erstellen. Diese Einschränkung bewirkt, dass ich eine Karte kopiere, statt sie über ein Template neu zu erstellen.

Fazit

In diesem Beitrag habe ich erklärt, wie ich mein Journal in Trello aufgebaut und automatisiert habe. Ich habe dabei Einblicke in PowerUps und Butler gegeben. Darüber hinaus gibt es noch viele verschiedene Herausforderungen, die man mit Trello lösen kann, etwa das Arbeiten mit E-Mails. Für den Einstieg in dieses Thema empfehle ich den hier verlinkten Blog. Mich beschäftigt seit Längerem das automatische Übertragen von nicht erledigten To-dos aus dem Vortag in den aktuellen Tag. Meines Erachtens auch ein sehr umfangreiches Thema, das ich gern als Anregung für das Finden eigener Lösungen weitergebe. Über ergebnisreiches Feedback würde ich mich sehr freuen.

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