Change Management: Vorteile, Prozess, Modelle und Unterstützung durch Atlassian Tools

Was ist Change Management?

Change Management – oder auch Änderungsmanagement – ist ein zentraler Bestandteil jeder erfolgreichen Veränderungsinitiative und beschreibt einen strukturierten Ansatz, um Veränderungen in Organisationen effektiv zu gestalten. Es umfasst Prozesse, Werkzeuge und Techniken, die dabei helfen, die Herausforderungen eines Wandels zu bewältigen und sicherzustellen, dass Veränderungen nicht nur eingeführt, sondern auch nachhaltig verankert werden. Der Fokus liegt dabei insbesondere darauf, die menschliche Seite des Wandels zu managen, indem die Auswirkungen auf die beteiligten Personen reduziert und deren Akzeptanz gefördert wird, um neue Initiativen erfolgreich umzusetzen.

Der Prozess des Change Managements

Change Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der in mehrere Phasen unterteilt werden kann. Jede Phase hat spezifische Aufgaben und Ziele, die sicherstellen, dass der Wandel erfolgreich geplant, umgesetzt und nachhaltig gefestigt wird.

1. Vorbereitung auf den Wandel

Die Vorbereitung ist der erste und entscheidende Schritt im Change Management. In dieser Phase werden die Grundlagen für den gesamten Veränderungsprozess gelegt.

• Bedarfsanalyse: Hier wird ermittelt, warum die Veränderung notwendig ist und welche spezifischen Bereiche betroffen sind. Die Analyse hilft dabei, die Ziele der Veränderung klar zu definieren und sicherzustellen, dass sie mit der übergeordneten Strategie der Organisation übereinstimmen. Hierdurch schafft sie ein klares Verständnis für den Wandel und bildet die Basis für alle weteren Schritte.
• Stakeholder-Analyse: Eine detaillierte Analyse der betroffenen Personengruppen hilft, Bedürfnisse, Interessen und potenziellen Widerstände zu verstehen. Dabei werden Schlüsselpersonen identifiziert, die den Wandel entweder unterstützen oder blockieren könnten. Durch diese Analyse können maßgeschneiderte Strategien entwickelt werden, um unterschiedliche Gruppen gezielt anzusprechen und für den Wandel zu gewinnen.
• Kommunikationsplanung: Ein gut durchdachter Kommunikationsplan ist essenziell, um alle Betroffenen frühzeitig und kontinuierlich über die bevorstehenden Veränderungen zu informieren. Während dieser Planung wird festgelegt, welche Informationen wann, wie und an wen kommuniziert werden. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und Unsicherheiten zu reduzieren, damit sich die Betroffenen auf den Wandel vorbereiten können.

2. Planung und Design

Nachdem die Grundlagen geschaffen wurden, beginnt die detaillierte Planung des Änderungsmanagements. Sie ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Wandel systematisch und strukturiert angegangen wird.

• Erstellung eines Change-Management-Plans: In dieser Phase wird der gesamte Veränderungsprozess detailliert geplant. Es werden klare Schritte definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Meilensteine gesetzt. Der Plan dient als Leitfaden für die Umsetzung und hilft dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben verstehen.
• Risikomanagement: Veränderungen bergen immer Risiken. Daher werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet und darauf aufbauend  Strategien entwickelt, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden. So wird sichergestellt, dass unvorhergesehene Herausforderungen frühzeitig erkannt und bewältigt werden können.

3. Implementierung der Veränderung

In der Umsetzungsphase werden die geplanten Maßnahmen realisiert. Dies ist der Moment, in dem der eigentliche Wandel sichtbar wird und alle Beteiligten aktiv involviert sind.

• Durchführung von Schulungen: Schulungen und Trainings sind oft notwendig, um die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse, Technologien oder Strukturen vorzubereiten. Hier werden die erforderlichen Fähigkeiten vermittelt und sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die Veränderung verstehen und erfolgreich umsetzen können.
• Aktive Kommunikation: Während der Implementierung ist eine kontinuierliche Kommunikation entscheidend, um Unsicherheiten zu klären und die Motivation aufrechtzuerhalten. Regelmäßige Updates und Feedbackrunden helfen, die Akzeptanz zu stärken und mögliche Missverständnisse rechtzeitig zu beseitigen. Diese Phase erfordert auch Flexibilität, um auf unvorhergesehene Hindernisse reagieren zu können.

4. Verankerung der Veränderung

Nachdem die Veränderung implementiert wurde, ist es wichtig, sie langfristig in der Organisation zu verankern. Nur so kann sichergestellt werden, dass die neuen Prozesse, Verhaltensweisen oder Strukturen nachhaltig bestehen bleiben.

• Monitoring und Feedback: Die Überwachung der Implementierung und das Sammeln von Feedback sind notwendig, um den Erfolg des Wandels zu bewerten. Regelmäßige Check-ins und die Analyse von Ergebnissen helfen dabei, festzustellen, ob die Ziele erreicht wurden oder ob noch Anpassungen erforderlich sind.
• Anpassung und Verstärkung: Basierend auf dem gesammelten Feedback wird die Strategie gegebenenfalls angepasst. Es geht darum, kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Veränderungen langfristig akzeptiert und integriert werden. Dies kann durch die Förderung einer positiven Unternehmenskultur sowie durch Anreize unterstützt werden, die das neue Verhalten verstärken.

Change-Management-Modelle

Um Veränderungen erfolgreich umzusetzen, gibt es Modelle, die unterschiedliche Ansätze und Perspektiven auf das Change Management bieten. Jedes Modell hat seine eigene Methodik, die auf spezifischen Prinzipien basiert, um den Veränderungsprozess strukturiert zu gestalten.

1. ADKAR-Modell

Das ADKAR-Modell wurde von Prosci entwickelt und legt den Fokus auf den individuellen Wandel. ADKAR ist ein Akronym für fünf Schlüsselbereiche, die für eine erfolgreiche Veränderung auf persönlicher Ebene notwendig sind:

1. Awareness (Bewusstsein): Die erste Phase besteht darin, ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen. Die betroffenen Personen müssen verstehen, warum der Wandel notwendig ist und welche Auswirkungen er haben wird. Ohne dieses Bewusstsein kann es zu Widerständen und Missverständnissen kommen.
2. Desire (Wunsch): Nachdem das Bewusstsein geschaffen wurde, muss bei den betroffenen Personen der Wunsch geweckt werden, die Veränderung zu unterstützen und aktiv daran teilzunehmen. Dies erfordert die Einbindung und Motivation der Mitarbeiter, indem man ihre individuellen Bedürfnisse und Bedenken berücksichtigt.
3. Knowledge (Wissen): Um den Wandel erfolgreich umzusetzen, benötigen die Beteiligten das notwendige Wissen über die neuen Prozesse, Werkzeuge oder Verhaltensweisen. Schulungen und Weiterbildungen spielen hier eine zentrale Rolle.
4. Ability (Fähigkeit): Neben dem Wissen müssen die Mitarbeiter auch in der Lage sein, die Veränderung praktisch umzusetzen. Dies umfasst das Erlernen neuer Fähigkeiten und die Unterstützung während der Umstellungsphase.
5. Reinforcement (Verstärkung): Schließlich gilt es, die Veränderungen zu verstärken und sicherzustellen, dass sie langfristig bestehen bleiben. Dies kann durch Belohnungssysteme, kontinuierliches Feedback und eine positive Unternehmenskultur geschehen.

Das ADKAR-Modell ist vor allem dann nützlich, wenn es darum geht, individuelle Verhaltensänderungen zu fördern und sicherzustellen, dass die Beteiligten die Veränderung vollständig akzeptieren und umsetzen.

2. Kotter’s 8-Stufen-Modell

Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter ist eines der bekanntesten Modelle im Änderungsmanagement und konzentriert sich darauf, den Wandel als organisatorischen Prozess zu strukturieren. Kotter schlägt acht aufeinanderfolgende Stufen vor, die erforderlich sind, um Veränderungsprojekte erfolgreich umzusetzen:

1. Dringlichkeit erzeugen: Der Wandel muss als dringende Notwendigkeit kommuniziert werden, um den Veränderungsdruck zu erhöhen. Es geht darum, ein Gefühl der Wichtigkeit zu schaffen, das die Mitarbeiter dazu motiviert, die Veränderung zu unterstützen.
2. Führungskoalition aufbauen: Eine starke Koalition aus Führungskräften und wichtigen Stakeholdern ist erforderlich, um den Wandel zu leiten und zu unterstützen. Diese Gruppe sollte in der Lage sein, das Unternehmen durch die Veränderung zu führen und andere zu inspirieren.
3. Vision und Strategie entwickeln: Eine klare Vision und eine durchdachte Strategie sind essenziell, um den Wandel zu leiten. Die Vision muss klar kommuniziert werden, damit alle Beteiligten verstehen, wohin die Reise geht.
4. Vision kommunizieren: Die Vision und Strategie müssen effektiv an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Es ist wichtig, dass jeder die Ziele versteht und sich mit der Vision identifiziert.
5. Hindernisse aus dem Weg räumen: Auf dem Weg zum Wandel können Hindernisse und Widerstände auftreten. Diese müssen frühzeitig erkannt und beseitigt werden, damit der Prozess nicht ins Stocken gerät.
6. Kurzfristige Erfolge erzielen: Um den Wandel zu festigen, sollten kurzfristige Erfolge erzielt und sichtbar gemacht werden. Diese Erfolge motivieren die Mitarbeiter und stärken das Vertrauen in den Prozess.
7. Veränderungen konsolidieren: Nachdem erste Erfolge erzielt wurden, gilt es, den Wandel weiter voranzutreiben und zu konsolidieren. Dabei sollte der Fokus auf die langfristigen Ziele nicht verloren gehen und die Veränderung stetig weitergeführt werden.
8. Veränderungen in der Kultur verankern: Abschließend muss der Wandel in der Unternehmenskultur verankert werden. Dies bedeutet, dass die neuen Prozesse und Verhaltensweisen zur neuen Normalität werden und fest in der Organisation eingebunden sind.

Kotters Modell legt großen Wert auf Führung und Kommunikation und eignet sich besonders für umfangreiche organisatorische Veränderungen, die eine breite Unterstützung und Engagement erfordern.

3. Lewin’s Change Management Modell

Das Change Management Modell von Kurt Lewin gehört zu den ältesten und grundlegendsten Modellen und beschreibt den Veränderungsprozess als einen dreistufigen Ablauf:

1. Unfreezing (Auftauen): In der ersten Phase wird das bestehende Gleichgewicht aufgebrochen. Ziel ist es, den Status quo in Frage zu stellen und den Weg für Veränderungen zu ebnen. Dies kann durch Kommunikation und die Schaffung eines Bewusstseins für die Notwendigkeit des Wandels erreicht werden.
2. Changing (Verändern): In dieser Phase findet der eigentliche Wandel statt. Die neuen Prozesse, Verhaltensweisen oder Strukturen werden eingeführt und implementiert. Dies erfordert die aktive Beteiligung der Mitarbeiter sowie Schulungen und Unterstützung, um sicherzustellen, dass die Veränderung erfolgreich umgesetzt wird.
3. Refreezing (Einfrieren): Nachdem die Veränderungen umgesetzt wurden, ist es wichtig, das neue Gleichgewicht zu stabilisieren und die neuen Prozesse oder Verhaltensweisen in der Organisation zu verankern. Diese Phase stellt sicher, dass der Wandel nachhaltig ist und nicht wieder in alte Muster zurückfällt.

Lewin’s Modell ist dann hilfreich, wenn es darum geht, bestehende Strukturen und Gewohnheiten aufzubrechen und durch neue zu ersetzen. Es ist leicht verständlich, was es zu einem beliebten Ansatz für viele Organisationen macht.

Erfolgsfaktoren im Change Management

Damit Veränderungsprozesse erfolgreich verlaufen, müssen mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt werden. Diese Faktoren sind entscheidend, um den Wandel effektiv zu gestalten und langfristig in der Organisation einzubinden.

1. Klare Vision

Eine klare und nachvollziehbare Vision ist der Ausgangspunkt jedes erfolgreichen Change-Management-Prozesses. Diese Vision dient als Leitstern, der allen Beteiligten Orientierung gibt, indem sie klar vermittelt, warum der Wandel notwendig ist und welche Ziele erreicht werden sollen. Es ist wichtig, dass die Vision eng an den strategischen Zielen der Organisation ausgerichtet ist und die konkreten Vorteile aufzeigt, die durch den Wandel erzielt werden können. Gleichzeitig muss die Vision verständlich und greifbar sein, sodass alle Mitarbeitenden die Richtung erkennen, in die sich das Unternehmen bewegt.

2. Engagement der Führung

Das Engagement der Führungskräfte ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Führungskräfte nehmen die Rolle als Treiber und Unterstützer des Wandels ein, indem sie nicht nur den Wandel aktiv unterstützen, sondern auch als Vorbilder agieren. Ihr eigenes Verhalten und ihre Einstellung zum Wandel setzen den Ton für die gesamte Organisation – und wenn sie den Wandel ernst nehmen, werden auch die Mitarbeitenden eher bereit sein, sich zu engagieren. Zusätzlich ist es wichtig, dass Führungskräfte kontinuierlich die Veränderungsinitiativen unterstützen und Hindernisse aus dem Weg räumen, indem sie Ressourcen bereitstellen, Innovationen fördern und ihre Mitarbeiter in schwierigen Phasen des Wandels unterstützen.

3. Kommunikation

Offene, transparente und kontinuierliche Kommunikation ist ein weiterer Erfolgsfaktor, um Unsicherheiten zu reduzieren und das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen. Mitarbeiter müssen frühzeitig und umfassend über den Wandel und seine Auswirkungen informiert werden, damit Vertrauen geschaffen und Ängste sowie Widerstände minimiert werden können. Transparenz bedeutet, dass auch über potenzielle Herausforderungen und Risiken offen gesprochen wird. Eine einmalige Kommunikation reicht dabei nicht aus; vielmehr sollte sie kontinuierlich erfolgen, um den Fortschritt des Wandels zu dokumentieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Gleichzeitig ist es wichtig, einen offenen Dialog zu ermöglichen, in dem Mitarbeiter Fragen stellen und ihre Bedenken äußern können. So lassen sich Missverständnisse frühzeitig zu klären und Widerstände abbauen.

4. Schulung und Unterstützung

Schulungsprogramme und begleitende Unterstützung erleichtern den Übergang für die Mitarbeitenden und bereiten sie auf die neuen Anforderungen vor. Diese Schulungen sollten gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sein, da je nach Art der Veränderung neue Fähigkeiten vermittelt oder bestehende Kenntnisse vertieft werden müssen. Effektive Schulungen befähigen die Mitarbeitenden, die neuen Prozesse und Technologien erfolgreich anzuwenden. Neben den Schulungen ist es ebenso wichtig, Unterstützung in Form von Mentoring, Coaching oder technischen Hilfsmitteln bereitzustellen, damit die Mitarbeitenden auch nach der Schulung die nötige Hilfe erhalten, um die Veränderung erfolgreich umzusetzen. Ein starkes Unterstützungssystem minimiert das Risiko von Fehlern und Frustrationen während des Wandelprozesses.

5. Feedback und Anpassung

Schließlich ist die Möglichkeit, auf Feedback einzugehen und Anpassungen vorzunehmen, entscheidend, um den Wandel nachhaltig zu gestalten. Ein Change-Management-Prozess sollte nie statisch sein, sondern flexibel auf neue Erkenntnisse reagieren. Eine offene Feedbackkultur ermöglicht es, frühzeitig Probleme zu identifizieren und gezielt darauf zu reagieren. Mitarbeitende sollten dazu ermutigt werden, ihre Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge zu teilen, da dies ein Gefühl der Beteiligung schafft und dazu beiträgt, dass sie sich stärker mit dem Wandel identifizieren. Auf Basis des Feedbacks sollten regelmäßig Anpassungen am Veränderungsprozess vorgenommen werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

Vorteile von Change Management

Eine erfolgreiche Umsetzung von Change Management bietet mehrere Vorteile:

1. Erhöhte Akzeptanz von Veränderungen: Change Management erleichtert es Mitarbeitern, neue Prozesse, Technologien oder Strukturen zu akzeptieren und produktiv umzusetzen.
2. Minimierung von Widerständen: Durch frühzeitige Einbindung und Kommunikation werden Widerstände reduziert und Bedenken adressiert.
3. Höhere Erfolgsquote bei Projekten: Projekte, die ein effektives Change Management integrieren, haben eine signifikant höhere Erfolgsquote.
4. Reduzierung von Risiken: Risiken, die aus mangelnder Anpassungsfähigkeit der Mitarbeiter resultieren, werden minimiert.
5. Verbesserung der Unternehmenskultur: Eine proaktive Herangehensweise an Veränderungen fördert eine offene und flexible Unternehmenskultur.

Wie Atlassian-Tools Change Management unterstützen

Atlassian bietet eine umfassende Suite von Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, Change-Management-Prozesse effektiv zu planen, zu steuern und umzusetzen. Diese Tools sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit, Transparenz und Effizienz in Zeiten des Wandels zu verbessern. Jedes Tool erfüllt eine spezifische Rolle im Change-Management-Prozess und kann auf die jeweiligen Bedürfnisse und Herausforderungen einer Organisation abgestimmt werden. Zwei der wichtigsten Tools sind:

Jira Service Management

Jira Service Management (JSM) ermöglicht Teams, Änderungsanforderungen effizient zu erfassen, zu bewerten, zu genehmigen und umzusetzen. Der integrierte Change-Management-Workflow kann an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst werden, wodurch der Change-Prozess leicht zu starten und zu steuern ist. JSM unterstützt auch die Erzwingung von Genehmigungen, sodass Änderungen vor der Umsetzung von Einzelpersonen oder Benutzergruppen geprüft werden müssen. Zusätzlich können Standardänderungen durch Automatisierungsregeln automatisch genehmigt werden, was den manuellen Aufwand reduziert und den Prozess beschleunigt.

Der Change Calendar bietet eine klare Übersicht über geplante Änderungen und hilft, Risiken zu minimieren und den Change-Management-Prozess zu koordinieren. Teams können Änderungen direkt im Kalender planen, bearbeiten und filtern, um den Überblick zu behalten.

Bitbucket

Bitbucket ist Atlassians Tool für kollaboratives Coding und Versionsmanagement, das besonders bei technischen Änderungen eine wichtige Rolle spielt. Es unterstützt Entwicklerteams bei der nahtlosen Implementierung von Code-Änderungen und dem kontrollierten Rollout neuer Versionen. Funktionen wie Pull Requests ermöglichen es, Änderungen vor der Zusammenführung in den Haupt-Branch zu überprüfen und zu diskutieren, um sicherzustellen, dass sie gut durchdacht und getestet sind.

In Verbindung mit Jira Service Management ermöglicht Bitbucket Deployment Tracking. Relevante Informationen wie betroffene Dienste und Risikobewertungen werden direkt in die Änderungsanforderung übernommen, sodass Change-Manager alle benötigten Daten für Genehmigungen oder zusätzliche Überprüfungen erhalten. Entwickler können den Fortschritt ihrer Anfrage direkt aus ihrem CI/CD-Tool verfolgen.

Zusätzlich unterstützt Bitbucket Deployment-Gating für CI/CD-Tools wie Bitbucket Pipelines, GitHub und Jenkins. Dies ermöglicht es, Deployments in sensible Umgebungen automatisch zu pausieren, bis die Änderung in Jira Service Management genehmigt wird, was die Sicherheit und Kontrolle im Change-Management-Prozess erhöht.