Backlog: Arten, Items, Priorisierung und Bedeutung im agilen Projektmanagement

Was ist ein Backlog?

Ein Backlog ist eine geordnete Liste von Aufgaben, Anforderungen oder Features, die im Rahmen eines Projekts – meist in der Entwicklung – erledigt werden müssen. Backlogs sind ein zentrales Element des agilen Projektmanagements und dienen als dynamisches Planungstool. Besonders in Methoden wie Scrum und Kanban sind sie von großer Bedeutung. Sie helfen dabei, den Überblick über alle offenen Arbeiten zu behalten und ermöglichen es Teams, systematisch und strukturiert vorzugehen. Backlogs werden kontinuierlich gepflegt und aktualisiert, um den aktuellen Bedürfnissen und Prioritäten des Projekts gerecht zu werden.

Durch die Visualisierung der Arbeitslast schafft ein Backlog Transparenz für das gesamte Team. Alle Beteiligten haben jederzeit Einblick in den aktuellen Stand der Aufgaben und wissen, was als Nächstes ansteht. Die zentrale Erfassung von Anforderungen und Aufgaben stellt sicher, dass nichts übersehen wird.

Zudem ermöglicht ein Backlog eine gezielte Priorisierung der Arbeit. Die wichtigsten Aufgaben werden oben auf der Liste platziert, sodass das Team stets an den dringendsten Themen oder Problemen arbeitet. Dies ist ein wesentlicher Bestandteil des agilen Projektmanagements, bei dem Flexibilität und schnelle Reaktion auf Veränderungen im Vordergrund stehen.

Arten von Backlogs

Ein Backlog kann in verschiedenen Formen auftreten, je nach Fokus und Phase des Projekts – von umfassenden Product Backlogs bis hin zu spezifischen Sprint- oder Release Backlogs. Diese unterschiedlichen Arten von Backlogs helfen dabei, die Arbeit besser zu strukturieren und gezielt auf bestimmte Ziele hin zu organisieren.

Product Backlog

Der Product Backlog ist eine zentrale Liste, in der alles erfasst wird, was in einem Produkt realisiert werden muss – von gewünschten Funktionen über Verbesserungen bis hin zu Fehlerbehebungen. Die Grundlage für den Product Backlog bilden dabei die Roadmap und die Anforderungen des Teams. Der Product Owner ist dafür verantwortlich, diese Anforderungen in verständliche User Stories zu übersetzen und sie nach ihrer Priorität zu ordnen, um sicherzustellen, dass das Team stets an den wichtigsten Aufgaben arbeitet. Diese User Stories werden anschließend im Sprint Planning dem Scrum-Team vorgestellt, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen. Im Rahmen dieses Meetings schätzt das Team den Aufwand der einzelnen Aufgaben, indem es ihnen beispielsweise Punkte zuweist.

Der Product Backlog bildet somit die Grundlage für die Arbeit des Entwicklungsteams.

Sprint Backlog

Der Sprint Backlog ist eine Untermenge des Product Backlogs und enthält die Aufgaben, die das Team in einem bestimmten Sprint – einem festgelegten Zeitraum von meist zwei bis vier Wochen – bearbeiten möchte. Er wird zu Beginn jedes Sprints im Rahmen des Sprint Planning Meetings festgelegt.

Im Sprint Planning entscheidet das Team gemeinsam, welche und wie viele Aufgaben aus dem Product Backlog in den Sprint Backlog übernommen werden. Dabei werden die priorisierten und geschätzten User Stories berücksichtigt. Anhand der Erfahrungen aus vergangenen Sprints und der Punkteschätzungen legen die Teammitglieder eine realistische Anzahl an Aufgaben fest, die sie im Sprint umsetzen können.

Das Hauptziel des Sprint Backlogs ist es, ein Inkrement zu erzeugen – ein Zwischenergebnis, das dem Kunden im Review präsentiert wird. Dieses Inkrement kann beispielsweise ein neues Feature sein, zu dem das Team Feedback von den Kunden erhält. Der Sprint Backlog sorgt somit für eine strukturierte Planung und zielgerichtete Umsetzung der Aufgaben, um kontinuierlich Fortschritte im Projekt zu erzielen.

Release Backlog

Der Release Backlog enthält alle Items, die bis zu einem bestimmten Release-Datum abgeschlossen sein müssen. Er hilft dabei, die Arbeit auf einen bestimmten Meilenstein hin strukturiert und koordiniert zu organisieren und zu gewährleisten, dass alle kritischen Anforderungen für den nächsten Release eines Produkts oder einer Software berücksichtigt werden. Der Release Backlog trägt dazu bei, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind, bevor das Produkt an die Kunden ausgeliefert wird.

Bestandteile eines Backlogs

Ein Backlog besteht aus sogenannten Items. Diese Items repräsentieren verschiedene Arten von Anforderungen oder Aufgaben, die innerhalb des Projekts umgesetzt werden müssen. Sie sind die grundlegenden Bausteine des Backlogs und können unterschiedliche Formen annehmen:

• User Stories: Kurze, prägnante Beschreibungen von Funktionen oder Anforderungen aus der Sicht des Endnutzers. Sie helfen dem Team, den Mehrwert einer Funktion zu verstehen.
• Epics: Größere User Stories oder Projekte, die in kleinere Aufgaben unterteilt werden können.
• Tasks: Konkrete Arbeitspakete, die zur Umsetzung von User Stories notwendig sind. Sie sind oft technische oder organisatorische Schritte.
• Features: Größere Funktionalitäten oder Komponenten, die einem Produkt hinzugefügt werden sollen. Sie können aus mehreren User Stories bestehen und sind oft in mehrere kleinere Aufgaben unterteilt.
• Bugs: Identifizierte Fehler oder Probleme in einem Produkt, die behoben werden müssen. Diese Items sind wichtig, um die Qualität und Funktionsfähigkeit des Produkts sicherzustellen.
• Verbesserungen: Vorschläge zur Optimierung bestehender Funktionen oder Prozesse. Sie zielen darauf ab, ein Produkt oder eine Dienstleistung weiterzuentwickeln und besser an die Bedürfnisse der Benutzer anzupassen.
• Technische Anforderungen: Aufgaben, die für die technische Implementierung notwendig sind, aber keinen direkten Nutzwert für den Endbenutzer haben (z. B. System-Updates oder Architekturverbesserungen).

Wie wird ein Backlog erstellt und gepflegt?

Die Erstellung eines Backlogs beginnt mit dem Sammeln aller Anforderungen, Ideen und Aufgaben, die im Rahmen eines Projekts relevant sind. Diese werden dann in Form von Backlog-Items in einer geordneten Liste erfasst. Jedes Item enthält eine Beschreibung der Aufgabe, der gewünschten Funktion oder des Problems, das gelöst werden muss.

Die Pflege des Backlogs ist ein kontinuierlicher Prozess. Der Backlog muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass die Liste die aktuellen Prioritäten des Projekts widerspiegelt. Dazu gehört das Hinzufügen neuer Items, das Anpassen der Prioritäten und das Entfernen oder Verschieben von Aufgaben, die nicht mehr relevant sind.

Priorisierung im Backlog

Die Reihenfolge, in der die Items im Backlog abgearbeitet werden, richtet sich nach ihrer Priorität. Diese Priorisierung erfolgt oft anhand des Geschäftswerts, des Risikos oder der Dringlichkeit der jeweiligen Aufgabe. In agilen Projekten erfolgt die Priorisierung regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Team immer an den wichtigsten Aufgaben arbeitet. Typische Methoden zur Priorisierung sind:

• MoSCoW: Aufgaben werden in Must, Should, Could und Won’t kategorisiert.
  • Must (Muss): Unerlässliche Aufgaben, ohne die das Projekt nicht abgeschlossen werden kann.
  • Should (Sollte): Wichtige Aufgaben, die für die Qualität des Projekts wichtig sind, aber nicht zwingend notwendig für den Abschluss.
  • Could (Könnte): Wünschenswerte Aufgaben, die bei zusätzlichen Ressourcen bearbeitet werden sollten.
  • Won’t (Wird nicht): Aufgaben, die aktuell nicht berücksichtigt werden und möglicherweise später relevant sind.
• Kano-Modell: Anforderungen werden nach ihrer Auswirkung auf die Kundenzufriedenheit bewertet.
  • Basisanforderungen: Grundlegende Erwartungen, deren Nichterfüllung Unzufriedenheit verursacht.
  • Leistungsfaktoren: Direkt einflussreich auf die Zufriedenheit; bessere Erfüllung steigert die Kundenzufriedenheit.
  • Begeisterungsfaktoren: Übertreffen Erwartungen und steigern die Zufriedenheit stark, auch wenn ihre Nichterfüllung keine Unzufriedenheit auslöst.
• WSJF (Weighted Shortest Job First): Aufgaben werden basierend auf dem Verhältnis von Nutzen zu Aufwand priorisiert.
  • Nutzen bewerten: Der wirtschaftliche Wert einer Aufgabe wird geschätzt.
  • Kosten bewerten: Der Aufwand oder die benötigte Zeit wird geschätzt.
  • WSJF berechnen: Der Wert wird durch die Kosten geteilt, um Aufgaben mit dem besten Nutzen-Aufwand-Verhältnis zu priorisieren. Aufgaben mit höherem WSJF-Wert werden zuerst bearbeitet.

Vorteile eines Backlogs

Ein Backlog bietet zahlreiche Vorteile für das Projektmanagement und die Teamarbeit:

• Klarheit und Transparenz: Der Backlog bietet eine zentrale Anlaufstelle, an der alle Aufgaben, Anforderungen und Features erfasst werden. Diese umfassende Übersicht sorgt dafür, dass jedes Teammitglied genau weiß, welche Aufgaben anstehen, welche Priorität sie haben und woran bereits gearbeitet wird. Dadurch wird die Kommunikation innerhalb des Teams verbessert und Missverständnisse werden aufgrund des gleichen Informationsstandes vermieden.
• Effiziente Priorisierung: Mit einem Backlog können Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet werden. Diese Priorisierung ermöglicht es dem Team, sich auf die relevantesten und zeitkritischsten Aufgaben zu konzentrieren. So werden die Ressourcen gezielt eingesetzt, um die akuten Ziele des Projekts schnellstmöglich zu erreichen. Zudem wird sichergestellt, dass die Arbeit stets in die richtige Richtung gelenkt wird.
• Flexibilität: Der Backlog ist ein dynamisches Werkzeug, das regelmäßig angepasst werden kann, um neuen Anforderungen oder veränderten Prioritäten gerecht zu werden. So können Teams adaptiv und flexibel auf Änderungen im Projektumfeld reagieren. Neue Aufgaben oder Änderungswünsche können einfach in den Backlog aufgenommen und nach Priorität eingeordnet werden.
• Kontinuierliche Verbesserung: Der Backlog ermöglicht es, die Arbeit zu reflektieren und zu verbessern. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen des Backlogs können ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Diese kontinuierliche Verbesserung hilft dem Team, produktiver zu werden und die Arbeitsweise fortlaufend zu optimieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Da alle Teammitglieder Zugriff auf denselben Backlog haben, wird die Zusammenarbeit und Koordination innerhalb des Teams erleichtert. Jeder kann den aktuellen Status der Aufgaben einsehen und sehen, an welchen Aufgaben andere Teammitglieder arbeiten. Dies fördert die Transparenz und ermöglicht eine effektivere Teamarbeit, da alle auf dasselbe Ziel hinarbeiten.

Scrum- und Kanban-Backlogs im Vergleich

Es gibt zwei Arten von Backlogs: Kanban und Scrum. Obwohl beide Ansätze das Ziel verfolgen, Aufgaben zu organisieren, unterscheiden sie sich in ihrer Struktur und Anwendung. Beide haben ihre eigenen Stärken und werden je nach Projektanforderungen eingesetzt.

Der Scrum-Backlog gliedert sich in den Product Backlog und den Sprint Backlog. Er dient zur Planung von Aufgaben innerhalb festgelegter Sprints, die klar definierte Ziele verfolgen. Aufgaben werden vorab priorisiert und innerhalb eines festen Zeitrahmens erledigt.

Der Kanban-Backlog hingegen ist kontinuierlich und flexibel. Er visualisiert den Aufgaben-Backlog mithilfe von Karten und arbeitet ohne feste Sprints oder Zeitrahmen. Stattdessen wird nach dem Prinzip "Pull" gearbeitet: Neue Aufgaben werden nur dann begonnen, wenn das Team freie Kapazitäten hat. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung an wechselnde Anforderungen und eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast. Während sich Scrum auf klar strukturierte Iterationen konzentriert, passt sich Kanban stärker an den aktuellen Bedarf an.

Backlog-Management mit Atlassian Jira

Backlog-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für Teams, die agiles Projektmanagement umsetzen. Durch sie lassen sich Projekte auf einer einzigen Plattform organisieren und gleichzeitig Bugs, Probleme und Produktupdates nachzuverfolgen. Wichtige Funktionen wie Gantt-Diagramme, Burndown-Charts, Kommentar-Threads und Bugtracking unterstützen Teams dabei, ihre Arbeit zu planen, zu verfolgen und zu optimieren.

Mit Atlassian Jira lässt sich das Backlog-Management effizient umsetzen. Jira bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die speziell für agiles Projektmanagement entwickelt wurde. Teams können Backlogs erstellen, Aufgaben priorisieren und kontinuierlich aktualisieren, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Themen im Fokus bleiben. Jira unterstützt sowohl Scrum als auch Kanban und bietet Funktionen wie Boards, Sprints und Berichte, die es den Teams ermöglichen, Fortschritte zu visualisieren und Engpässe zu identifizieren. Durch die Integration von Automatisierungen und die Anpassbarkeit der Workflows erleichtert Jira das Backlog-Management erheblich und sorgt dafür, dass Teams agil und produktiv arbeiten können.