Was ist Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement (PPM) ist ein strategischer Ansatz, der Unternehmen dabei unterstützt, alle laufenden und geplanten Projekte zu verwalten, um die Unternehmensziele zu erreichen. Anders als das reine Projektmanagement, das sich auf die erfolgreiche Durchführung einzelner Projekte konzentriert, steht beim PPM das große Ganze im Fokus: Es geht darum, verschiedene Projekte und Programme zu priorisieren, Ressourcen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass diese Projekte in Einklang mit den strategischen Vorhaben des Unternehmens stehen.
PPM ermöglicht es Organisationen, eine strukturierte Entscheidungsfindung zu implementieren, indem sie quantitative und qualitative Kriterien für die Auswahl und Bewertung von Projekten heranziehen. Dadurch wird nicht nur die Transparenz über den Fortschritt und die Leistung der Projekte erhöht, sondern auch die Fähigkeit, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu steuern. Letztlich fördert das Projektportfoliomanagement eine kohärente Ausrichtung auf die Unternehmensstrategie und trägt zur Wertschöpfung bei, indem es sicherstellt, dass die Investitionen in Projekte den maximalen Nutzen für das Unternehmen bringen.
Aufgaben des Projektportfoliomanagements
Die Hauptaufgabe des Projektportfoliomanagements besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Projekte zur richtigen Zeit umgesetzt werden, um den maximalen Nutzen für das Unternehmen zu generieren. Konkret umfasst PPM:
- Projektbewertung und Priorisierung: Identifizieren, welche Projekte den größten Mehrwert bieten und strategisch am wichtigsten sind.
- Ressourcenmanagement: Optimale Zuweisung von Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal über verschiedene Projekte hinweg.
- Risikoanalyse: Bewerten und managen der Risiken, die auf Portfolioebene entstehen.
- Kontrolle und Monitoring: Laufende Überwachung der Fortschritte und Ergebnisse, um sicherzustellen, dass Projekte den definierten Zielen entsprechen.
- Anpassung an strategische Ziele: Sicherstellen, dass alle Projekte in der Planung und Durchführung zur Erreichung der Unternehmensvision beitragen.
Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektportfoliomanagement
Projektmanagement konzentriert sich auf die Planung, Durchführung und den Abschluss einzelner Projekte, wobei der Fokus auf die Erreichung der spezifischen Ziele, den Zeitrahmen und das Budget eines einzelnen Projekts gerichtet ist. Im Gegensatz dazu betrachtet das Projektportfoliomanagement alle Projekte eines Unternehmens als Gesamtheit. Es strebt an, eine strategische Balance zu finden, indem nicht nur sichergestellt wird, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden, sondern auch, dass sie die übergeordneten Absichten des Unternehmens optimal unterstützen.
Was unterscheidet ein Programm von einem Projektportfolio?
Ein Programm besteht aus mehreren miteinander verbundenen Projekten, die gemeinsam auf ein größeres, übergreifendes Ziel hinarbeiten. Diese Projekte teilen oft Ressourcen und weisen Abhängigkeiten zueinander auf, was eine koordinierte Steuerung und Verwaltung erfordert. Im Gegensatz dazu umfasst ein Projektportfolio eine Vielzahl von unabhängigen Projekten und Programmen. Während die Projekte innerhalb eines Programms eng miteinander verbunden sind, müssen die Projekte in einem Portfolio nicht direkt aufeinander abgestimmt sein. Diese Unabhängigkeit ermöglicht eine flexiblere Handhabung und Priorisierung der Projekte.
Rollen im Projektportfoliomanagement
Im Projektportfoliomanagement sind verschiedene Rollen von Bedeutung, um sicherzustellen, dass Projekte effektiv koordiniert und ausgerichtet sind. Jede dieser Rollen hat spezifische Verantwortlichkeiten und trägt auf ihre Weise dazu bei, den Erfolg des gesamten Portfolios zu gewährleisten.
Portfolio-Manager
Portfolio-Manager sind verantwortlich für die Planung, Priorisierung und Überwachung des gesamten Projektportfolios. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass das Portfolio die strategische Ausrichtung des Unternehmens widerspiegelt. Darüber hinaus analysieren sie regelmäßig die Leistung der Projekte, um strategische Anpassungen vorzunehmen und Ressourcen optimal einzusetzen.
Projektmanager
Projektmanager sind verantwortlich für die Planung und Durchführung einzelner Projekte. Sie koordinieren alle Aspekte des Projekts, von der Definition der Ziele bis zur Überwachung des Fortschritts und der Einhaltung von Budgets. Zudem arbeiten sie eng mit den Portfolio-Managern zusammen, um sicher zu gehen, dass ihre Projekte in Einklang mit den Prioritäten des Portfolios stehen.
Ressourcenmanager
Ressourcenmanager überwachen die Zuweisung und Verwendung von Ressourcen über verschiedene Projekte hinweg. Sie sorgen dafür, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit verfügbar sind und optimieren die Ressourcennutzung, um Engpässe zu vermeiden. Außerdem tragen sie dazu bei, die Effizienz zu steigern, indem sie Ressourcen strategisch zwischen Projekten verteilen.
Stakeholder
Stakeholder können Kunden, Führungskräfte oder Mitarbeiter sein, die ein direktes Interesse am Erfolg des Projektportfolios haben. Sie bringen unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen ein, die die taktische Ausrichtung des Portfolios beeinflussen können. Ein effektives Stakeholder-Management ist entscheidend, um deren Unterstützung und Engagement zu gewinnen, was den Erfolg der Projekte im Portfolio fördern kann.
Projektportfoliomanagement-Strategie
Eine effektive Projektportfoliomanagement-Strategie umfasst mehrere Schritte, die sicherstellen, dass Projekte optimal geplant, priorisiert und gesteuert werden. Jeder Schritt zielt darauf ab, Projekte sowohl strategisch als auch operativ in Einklang mit den Unternehmenszielen zu bringen:
1. Projektwürdigkeitsanalyse
Zunächst wird geprüft, welche Vorhaben tatsächlich als Projekte behandelt werden sollten. Dabei wird unterschieden, ob eine Aufgabe als Linienarbeit oder als eigenständiges Projekt behandelt werden muss. Kriterien wie Investitionshöhe, Komplexität, strategische Relevanz oder Außenwirkung helfen, Projekte klar zu klassifizieren und so sicherzustellen, dass nur die wichtigsten Vorhaben in das Portfolio aufgenommen werden.
2. Projektinitiierung
Ein standardisierter Prozess erfasst alle Projektideen und Anträge, um eine strukturierte Auswahl zu treffen. Dabei ist es wichtig, klare Workflows und Bewertungskriterien festzulegen, um die Projektideen effektiv zu filtern. In diesem Zusammenhang sorgt ein fester Genehmigungsprozess, der Berechtigungen und Verantwortlichkeiten regelt, dafür, dass nur relevante Projekte grünes Licht bekommen.
3. Priorisierung
Im nächsten Schritt wird die strategische Bedeutung eines Projekts festgelegt, um es gegenüber anderen Projekten einzuordnen. Die Priorisierung erfolgt anhand globaler Faktoren wie Innovation, Marktpotenzial oder Effizienzsteigerung. Diese Bewertung sollte regelmäßig angepasst werden, um sicherzustellen, dass die aktuellen Markt- oder Unternehmensbedingungen stets reflektiert werden und die wichtigsten Projekte den größten Nutzen für das Unternehmen liefern.
4. Erfassung laufender Projekte
Auch laufende Projekte werden kontinuierlich bewertet, um sicherzustellen, dass sie weiterhin zur Unternehmensstrategie passen. Dies ermöglicht, Ressourcen gezielt auf wichtige Projekte zu lenken und gegebenenfalls unwirtschaftliche Projekte frühzeitig zu beenden. So können Mittel freigesetzt und auf neu priorisierte Projekte verteilt werden.
5. Grobplanung
Neue Projekte werden unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Budgets grob geplant. Diese Planung erlaubt es, frühzeitig zu erkennen, wann neue Projekte gestartet werden können, ohne bestehende Kapazitäten zu überlasten. Dabei wird eine erste Kosten- und Ressourcenabschätzung vorgenommen, um eine realistische Planung zu geben, die spätere Engpässe vermeidet.
6. Controlling
Die kontinuierliche Überwachung des gesamten Portfolios ist entscheidend, um Planänderungen und Risiken frühzeitig zu identifizieren. Dadurch können zeitliche, finanzielle oder andere ressourcenbedingte Engpässe früh erkannt und notwendige Anpassungen vorgenommen werden. Regelmäßige Portfoliomeetings tragen dazu bei, das Projektportfolio stets auf aktuelle Entwicklungen und strategische Änderungen im Unternehmen auszurichten.
7. Projektabschlussbewertung
Am Ende jedes Projekts erfolgt eine strukturierte Abschlussbewertung, bei der die Soll-Ist-Abweichungen hinsichtlich Kosten, Zeit und Zielerreichung analysiert werden. Ein besonderer Fokus liegt auf den "lessons learned", die dokumentiert werden, um zukünftige Projekte zu optimieren und das Wissen innerhalb des Teams oder Unternehmens zu teilen. Dieser Schritt sorgt für kontinuierliche Verbesserung und erhöht den langfristigen Projekterfolg.
Warum eine Projektportfoliomanagement-Software sinnvoll ist
Der Einsatz von Software und Tools zur Unterstützung des PPM kann die Effizienz steigern und die Entscheidungsfindung verbessern. Technologische Lösungen bieten Datenanalysen, Dashboards und Berichterstattung, die für das Management des Portfolios von entscheidender Bedeutung sind. Sie helfen dabei
- Transparenz zu schaffen: Ein zentrales Dashboard bietet eine klare Übersicht über alle Projekte, ihre Fortschritte, Ressourcen und Risiken.
- Das Ressourcenmanagement zu optimieren: Softwarelösungen ermöglichen eine präzise Zuordnung und Überwachung von Ressourcen.
- Risiken zu managen: Durch Risikoanalysen und Monitoring-Tools können Probleme frühzeitig erkannt und vermieden werden.
- Den Priorisierungsprozesse zu automatisieren: Durch den Einsatz von Softwaretools können Projekte automatisch anhand festgelegter Kriterien bewertet und priorisiert werden, wodurch manuelle Eingriffe reduziert und Entscheidungen effizienter getroffen werden.
Projektportfoliomanagement in Jira
Das Projektmanagement-Tool Jira von Atlassian gehört zu den gängigen Softwarelösungen für Projektportfoliomanagement und bietet zahlreiche Funktionen zur Unterstützung, die speziell auf die dynamischen Anforderungen von Projekten ausgerichtet sind. Ein wichtiges Merkmal von Jira ist die Fähigkeit, sich flexibel an die sich ständig verändernden Projektanforderungen anzupassen.
Einen weiteren zentralen Vorteil bieten Epics. Diese stellen eine übergeordnete Gruppierungsebene über den einzelnen Vorgängen (Issues) dar und ermöglichen es, größere Aufgabenpakete in Projekten zusammenzufassen. Dadurch wird eine klare Struktur geschaffen, die eine bessere Übersicht und Nachverfolgung des Fortschritts erlaubt.
Durch benutzerdefinierte Dashboards bietet das Tool eine hohe Transparenz und stets aktuelle Informationen über den Fortschritt, die Planung und die Zusammenhänge der verschiedenen Projekte. In Kombination mit Add-ons wie „Advanced Roadmaps for Jira“ unterstützt es die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, was eine effiziente Abwicklung von Projekten gewährleistet.
Jira fördert zudem die Priorisierung von Projekten durch benutzerdefinierte Workflows und ein leistungsstarkes Issue-Tracking-System, sodass die wichtigsten Projekte jederzeit im Vordergrund stehen. Die Integration mit anderen Tools wie Confluence oder Bitbucket ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und eine ganzheitliche Planung und Überwachung.
Projektportfoliomanagement mit Apps aus dem Marketplace
Jira lässt sich durch zahlreiche Apps aus dem Atlassian Marketplace erweitern, die speziell dafür entwickelt wurden, Hierarchieebenen zu visualisieren und das Projektportfoliomanagement effizienter zu gestalten. Diese Apps ermöglichen es beispielsweise, durch Verknüpfungen definierte Ebenen übersichtlich darzustellen, Gantt-Diagramme zu erstellen und Hierarchien dynamisch auf- und zuzuklappen. Zusätzlich lassen sich einfache Fortschrittsindikatoren integrieren, die den Bearbeitungsstand von Projekten visuell sichtbar machen. Die angebotenen Apps decken verschiedene Anforderungen ab, von der Unterstützung agiler Methoden bis hin zu Live-Reports, die aktuelle Projektdaten in Echtzeit darstellen.
